EDI 当今的概念和应用
为了确保透明、便捷的文档交换系统，使用电子文档管理（EDM）更容易交换文档。在这种情况下，使用EDF的强制性条件可以作为签订协议的条件之一。
公司为了避免失业而被迫连接 EDI 的例子之一：
有限责任公司“1C-BITRIX”自 2021 年 3 月 1 日起单方面终止了与所有集成商合作伙伴的合同。集成商没有与 LLC“1C-BITRIX”签订的协议并不赋予该公司出售使用“Bitrix24”的许可证的权利，以接收来自 LLC“1C-BITRIX”客户的权利，并且也不能以任何方式，除非有自己已证实的案例，确认其在公司实施 Bitrix24 问题上的专业知识，同时 1C-BITRIX LLC 的集成商合作伙伴在 1C-BITRIX LLC 网站上拥有合作伙伴证书、授权书和公司在线验证的时间。
为了重新获得 Bitrix24 合作伙伴的地位，每家公司都必须以新条款与 1C-BITRIX LLC 续签协议。重要的是，该协议只能由 1C-BITRIX LLC 以电子形式签署。自 2021 年 3 月 1 日起，集成商合作伙伴与 1C-BITRIX LLC 之间的纸张流通已停止。
让我们仔细看看电子文档管理包括哪些内容
电子文档是以电子形式呈现的记录信息，即以适合人类使用电子计算机感知的形式，以及适合通过信息和电信网络传输或在信息系统中处理的形式。因此，EDI 是电子文档管理或电子形式的文档交换。
电子文档本身分为形式化（带有可以使用软件识别的电子签名）和非形式化（传真签名的扫描副本）。
同时，在实践中，电子文档管理最常被理解为以相同的pdf格式发送扫描文档。并且为了正确理解电子正式签名的含义，合同甚至可以指定通过哪个运营商可以使用电子数字签名来发送文档。
值得理解的是，文档上存在数字签名才将该文档等同于纸质文档并赋予其法律效力。
数字签名的法律依据可以在以下规范性文件中找到：
· 2011 年 4 月 6 日联邦法律第 63-FZ 号“关于电子签名”；
· 2011 年 12 月 6 日联邦法第 402-FZ “关于会计”；
· 俄罗斯联邦民法典；
· 俄罗斯联邦税法。
我们确保与我们的交易对手共同
规定交换文件的条件。当然，原件的存在是任何合作的重要条件。我们在协议中使用这样的措辞，以尽量减少交换和签署文件所需的时间：
“与执行本协议相关的消息和原始文件的交换以书面形式进行。此外，双方复制本协议下的所有文件流程。通过电子邮件将扫描副本发送至本协议第 10 条中指定的电子邮件地址来达成协议。”
重要的是不仅规定交换电子文档的可能性，而且赋予它们法律效力。为此，我们在协议中添加以下条款：
“双方承认电子信件——通过电子邮件（e-mail）发送的 PDF 或 JPG 格式文档的法律效力，并承认它们与由手写签名。”
我们与那些已经进行电子正式文件流转（拥有数字签名并通过电子文件流运营商交换文件）的交易对手签订协议，该协议表明我们通过哪个系统交换文件，并另外赋予其法律效力。
“电子文件管理参与者有权通过电子文件管理系统“Diadoc”（以下简称EDI系统）相互交换具有法律意义的电子文件。 EDI 系统和纸质文件信息，其中包含电子文件流程参与者授权人员的签名和印章（如果文件上有印章）。
当然，对于 EDI 下交易对手之间的
交互，协议是一个可选条件。同意以电子方式交换文件即视为对方在系统中确认与您交换文件。为此，只需在任何运营商的交易对手列表中找到您需要的公司（示例 – 图 1）并发送交换文件邀请（图 2）。接受此类邀请后，您可以交换电子文档。但一些交易对手要求签订一份附加协议来具体说明这种互动。
如何通过 Diadoc 邀请承包商
图 1. 通过 Diadoc 运营商邀请交易对手
邀请在 Diadoc 交换文件
图 2. Diadoc 系统中交换文档的邀请
EDF 的工作成本
目前还没有人提出免费的文档交换，因此您需要考虑系统本身交换电子文档的成本。好消息是它比更换原件便宜。
在选择电话号码数据时，您可能要考虑的因素包括数据准确性、覆盖 手机号码数据 范围、获取有效性、更新频率、法规遵守、API 可靠性、自定义选项、定价和可靠的数据通信策略。电话号码数据成为各 应用和从业者工 ，以协助公司应对各种行业挑战。获得电话号码数据，购买一种转售许可证。
数字签名本身将花费您 1,000 到 4,000 卢布
取决于安全存储密码的介质类型）。请务必确保该证书具有 CryptoPro CSP 许可证。没有它，您将无法使用该密钥。对于我们公司来说，一台计算机每年的此类许可证费用为 2,700 卢布。如果您的公司使用多台计算机的数字签名，则成本可能会乘以设备数量。
接下来，您需要选择一家 EDF 运营商并在那里支付您所需的 字节海外复制小红书 资费。通常，发送一份文件的费用为 6 至 7 卢布。 Diadoc 系统为我们提供的最低费率是一年发送 2000 份文档。
如果我们谈论节省，那么该系统的成本每年大约花费我们 17,700 卢布。与此同时，2020年我们花费了6万卢布发送原始文件。
向 EDI 过渡的历史
我们和 1C-BITRIX LLC 的其他合作伙伴一样，有义务从 2021 年 3 月 1 日起切换到 EDI，至少与 1C-BITRIX LLC 签署新的合作伙伴协议。当然，一切都必须提前完成，才能赶上当前合同的终止日期。
自 2020 年春季以来，我们一直在考虑
转向 EDI。就在那时，客户提出了废除公司之间纸质文件 手机号码列表 流的建议。鉴于新冠疫情的出现和办公室的关闭，即使是用同一个快递员发送文件也是一项极其昂贵和耗时的工作。
这就是为什么早在 2020 年春天，我们就开始将客户转移到正式的文档流程。原始文件在两种情况下发送：
我们还提醒您，如果客户无正当理由未能在收到通知之日起五（五）个工作日内签署《接受服务证书》。承包商将有关服务的履行情况从电子邮件 [email protected] 发送到客户的电子邮件，承包商有权单方面签署。在这种情况下，服务被视为已完全提供，并具有适当的质量和进一步的索赔在这种情况下，出于会计目的，单方签署的证书将被承包商接受。
为了加快签署结案文件的程序，如果您目前没有机会签署该法案，同时对所提供的服务质量没有投诉，您可以在回复信中同意签署该法案单方面行动。我们将签署该法案并将原件发送给您。”
5. 经理设置会计部门发送原始文件的任务（任务周期自动设置为5个工作日）；
6. 经理进行跟进致电客户请求签署票据；
7. 如果已签署的票据已到达：经理将已签署的票据添加到交易卡中 如果已签署的票据在 5 个工作日内未到达：经理会通知客户。单方面终止该行为（使用信函中的模板）并在交易卡中注明有关单方面终止该行为的通知
通常，当客户不需要签署成交文件时，他会立即同意单方面签署文件（示例 – 图 3）。
客户同意单方面签署契约的信函
图 3. 客户同意单方面签署该法案的信函
2021 年 2 月，我们向客户宣布我们开始通过 EDI 发送文件。
EDI 和客户
2020 年春天，我们发出了一份简讯，通知我们的客户我们向 EDI 的过渡，当时并没有引起太大的兴奋。
转给 EDF 的通知函。
在一个月的时间里，我们将大约 15 名客户转移到 Diadoc，并通过扫描文档继续与其余客户合作。为什么会发生这种情况：客户自己尚未使用该系统和/或没有足够的知识来使用它。
例如，我们不断收到他们无法发送文件的答复，因为他们连接到另一个系统（VLSI、Kaluga Astral 和其他运营商）。漫游连接本身对于客户来说非常困难，因为他们不知道如何向运营商提交连接请求。
还有一个案例，客户一开始拒绝使用EDF工作，但一个月后他打电话来并自豪地宣布他现在在该系统中工作，我们可以将所有文件发送到那里。当然，我们做的第一件事就是接受他的邀请，并立即提前一个月寄出文件。想象一下当我们收到邮件中的所有文件时我们的惊讶程度。客户从 Diadoc 下载它们，打印它们，签名，扫描它们并通过电子邮件发送给我们。
直到 2021 年 4 月，客户才开始掌握 EDI。即使经理错误地将文档扫描件发送给客户进行签名，客户也会要求通过 EDF 操作员将所有内容发送给他们。通过合格的电子文档管理也方便销售部门的工作。
销售部门处理结账单据的算法如下：
1. 经理在系统中收集行为（当您点击所需的单据模板时，会自动收集到我们的工作门户上）。
2. 经理与销售部门负责人协调行动。
3.经理将行为以Word格式添加到交易卡中，无需签名。
4. 经理设置任务将文档发送给Diadoc。
5. 经理收到会计部门发送的文件扫描件，并向客户发送一条消息，要求他在文件上签名。
6. 签署文件后，经理检查会计部门是否已将签署的文件纳入交易中并关闭任务。
因此，销售部门不需要定期打电话给客户要求签署结账文件，以多种格式保存文件以供会计和客户使用，设置发送原始文件的任务，确保为每批货物分配跟踪号（以验证是否已送达邮寄点），请自行将签名的文件插入交易中。
会计部门不需要打印和打包要发送到邮局的文件，调用快递员到邮局发送信件，或将邮政跟踪号码发送到销售部门。
文件平均在 1-2 个工作日内签署。客户不需要原件。
如今，我们的大多数客户已转向电子文档管理。销售部门无法想象以前没有这个工具我们是如何工作的。
